Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Wir haben wichtige Informationen rund um die Nebenkostenabrechnung für Sie zusammengestellt*.

Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, besteht eine Frist von einem Jahr für die Nebenkostenabrechnung (NKA). Die NKA für das Kalenderjahr 2023 muss also bis zum 31.12.2024 erstellt und übermittelt werden.

Wenn der Verwalter/Vermieter diese Frist nicht einhält, verfällt der Anspruch auf mögliche Nachzahlungen der Mieter. Das gilt aber nicht umgekehrt. D.h. bei einer verspätet erstellten Abrechnung muss ein vorhandenes Guthaben stets an die Mieter ausbezahlt werden.

Haben Mieter in der Abrechnung Fehler entdeckt, besteht eine Jahresfrist nach dem Erhalt um einen Widerspruch einzulegen. Wird diese Frist versäumt, sind Einsprüche in der Regel nicht mehr möglich.

Für Vermieter gilt eine Frist von drei Jahren nach der Abrechnung. In der Folge verjährt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung nach drei Jahren.

Bei Gewerbemietverträgen muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn es im Mietvertrag vereinbart wurde. Eine Besonderheit gilt bei der Verjährung: Der Vermieter kann auch nach Ablauf der Jahresfrist die Nebenkostenabrechnung erstellen und gegebenenfalls Nachforderungen gegenüber den Mietern geltend machen.

Wir unterstützen unsere Kunden bei der Nebenkostenabrechnung. Dabei arbeiten wir exakt, gesetzeskonform und termingerecht.

* Diese Hinweise stellen können nur einen Auszug zum Thema abbilden und stellen keine Rechtstexte dar.

Was sind Smart Meter?

Smart Meter sind digitale Stromzähler und der aktuelle Standard bei den Stromzählern. Sie werden bis 2032 schrittweise zur Pflichtausstattung.

Moderne Stromzähler spielen bei der Energiewende eine zentrale Rolle, denn sie sollen dabei helfen, ein intelligentes Stromnetz (Smart Grid) zu stabilisieren. Ein digitaler Stromzähler ersetzt den alten analogen Stromzähler. Mit einem Kommunikationsmodul, dem Smart-Meter-Gateway, wird das System zu einem intelligenten Stromzähler der mit dem Internet verbunden ist. Die Datenübertragung ist über das Gateway in beide Richtungen möglich. So können unter anderem elektrische Geräte in einem Smart Home an- oder ausgeschaltet werden.

  • Ein moderner Stromzähler, auch moderne Messeinrichtung (mME) genannt, verfügt unter anderem über ein digitales Display. Das Geräte ist aber nicht mit dem Internet verbunden.
  • Ein intelligenter Stromzähler (iMSys) ist mit dem Internet verbunden und kann über sein Gateway aus der Ferne ausgelesen und gesteuert werden. Er ist seit 2017 Pflicht für Verbraucher ab 10.000 kWh pro Jahr und beim Betrieb einer stromerzeugenden Anlage (wie z. B. PV-Module, BHKW).

Bis 2032 muss jeder Stromzähler intelligent also vom Typ iMSys sein. Sofern eine Umstellung noch aussteht, kann zu dem zukunftssicheren Typ umgerüstet werden.

Bei intelligenten Messsystemen erhalten sowohl der Stromversorger als auch der Netzbetreiber automatisch die jeweiligen Verbrauchswerte. Der Energieversorger ist verpflichtet Ihnen kostenfrei monatliche Verbrauchs- und Kosteninformationen zur Verfügung zu stellen.

Da aus dem Stromverbrauch Informationen über den Alltag und die Gewohnheiten der Bewohner:innen abgeleitet werden können, stellt das Gesetz entsprechend hohe Anforderungen an die Sicherheit der Soft- und Hardware.

Die Einhaltung der Sicherheitsmerkmale muss über Zertifizierungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nachgewiesen werden.

Als Hausverwaltung beraten wir Sie gerne bei allen notwendigen Schritten.

Rauchmelder sind kein Bestandteil der Betriebskosten

Bei der Anschaffung von Rauchwarnmeldern kann der Vermieter den Kaufpreis nicht über die Betriebskostenabrechnung den Mietern in Rechnung stellen. Für gemietete Rauchwarnmelder fehlte stand eine Entscheidung aus? Der BGH hat im Az. VIII ZR 379/20 entschieden, dass die Mietkosten den Kosten für den Kauf gleichzusetzen sind.

Mit einem Schreiben vom Oktober 2015 hatte die Vermieterin der Mieterin angezeigt, dass das Gebäude, in dem sich ihre Wohnung befindet, mit Rauchwarnmeldern ausgestattet werde, und teilte die künftig voraussichtlich anfallenden Kosten für deren Miete und Wartung mit. Für die folgenden Jahre führte die Betriebskostenabrechnung „Kosten für die Miete + Wartung Rauchmelder“ auf.

Die Mieterin verweigerte die Zahlung der Kosten für Miete und Wartung. Das Amtsgericht negierte die Umlagefähigkeit der Mietkosten für die Rauchwarnmelder, weil im Mietvertrag eine solche Kostenposition nicht vorgesehen war. Der BGH hat nun entschieden, dass diese Kosten generell nicht umlagefähig sind.

Der BGH stellte fest, dass Kosten für Rauchwarnmelder eindeutig dem Vermieter zugewiesen sein und auch nicht durch eine Miete umgangen werden können.

Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, sprechen Sie uns gerne an.

Moderne Heizsysteme

Angesichts der stark gestiegenen Beschaffungskosten für fossile Brennstoffe möchten wir einen kurzen Blick auf alternative Lösungen werfen, die staatlich gefördert werden.

Bei der Solarthermie sorgt die Sonne für wohlige Wärme. Solarpanele werden können relativ einfach und kostengünstig auf auf dem Dach montiert werden. Die effektive Wärmeleistung hängt direkt von der Sonneneinstrahlung auf der Kollektorfläche ab. Solarthermie kann bestehende Heizungen gut ergänzen, wenn eine passende Dachfläche zur Verfügung steht. Als Faustregel benötigt man ca. 1,5 m² Kollektorfläche pro Person.

Wärmepumpen gelten als „state-of-the-art“, da sie die Umgebungswärme (der Luft, dem Boden oder tiefen Wasserschichten) auf die Nutztemperatur „pumpt“. Jeder kennt das umgekehrte Pumpprinzip vom Kühlschrank. Der notwendige Strom für eine Wärmepumpe stammt idealer Weise von Wind- oder Photovoltaik-Anlagen. Die Installation ist relativ aufwändig und die Investitionskosten entsprechend hoch.

Pelletheizungen erzeugen CO2-neutrale Wärme, denn sie verursachen nicht mehr CO2 als das genutzte Holz während seiner Entstehung gebunden hat. Die Systeme sind heutzutage einfach zu bedienen, aber der Betrieb erfordert regelmäßige Reinigungsarbeiten. Zudem sollte die Verfügbarkeit von nachhaltigem Brennstoffes vorab geklärt werden.

Blockheizkraftwerke sind Motoren die Strom und Wärme produzieren. Man spricht daher auch von Kraft-Wärme-Kopplung. Sie können entweder strom- oder wärmebasiert (Normalfall) geführt werden. Wärmebasiert geführt entscheidet der Wärmemengenbedarf über die Größe des BHKW. Ein BHKW kann z.B. mit Holzpellets, Biodiesel oder Pflanzenöl betrieben werden. Die Anschaffungskosten sind hoch, die Installation ist aufwändig und der Betrieb verursacht dauerhaften Lärm. Ein wärmegeführtes BHKW kann wirtschaftlich arbeiten, wenn der Wärmebedarf ganzjährig ähnlich hoch ist.

Für alle von uns verwalteten Objekte stehen wir bei Fragen zu dem Thema beratend zur Seite.

Ist eine private PV-Anlage auf dem Balkon erlaubt?

Das Amtsgericht Stuttgart hat entschieden, dass ein Vermieter einer Wohnung eine Solarstromanlage auf dem Balkon eines Mieters dulden muss (Az. 37 C 2283/20). Es wurde vorausgesetzt, dass keine Gefahr oder Belästigung von der PV-Anlage für andere Mieter ausgeht.

Auch wenn ein Mieter auf seinem Balkon ohne vorherige Genehmigung durch den Vermieter eine Solaranlage installiert, kann dieser per se keinen Rückbau verlangen, sofern die PV-Anlage fachmännisch installiert wurde. Für andere Mieter der Wohnanlage darf vom Betrieb der Anlage keine Belästigung ausgehen. In dem konkreten Fall hatte der Mieter den Vermieter mehrfach um eine Genehmigung gebeten. Nachdem er keine Antwort erhalten hatte, wurde der Mieter selbst tätig.

Der Vermieter forderte daraufhin den Rückbau der Anlage, da aus seiner Sicht eine ungenehmigte bauliche Veränderung vorgenommen wurde. Da der Mieter der Rückbau verweigerte, kam der Fall vor Gericht. Das Amtsgericht Stuttgart bestätigte, dass es sich bei der PV-Anlageninstallation um einen Eingriff in die Bausubstanz handelte, wie die Klage aber ab. Die Solaranlage auf dem Balkon entspreche dem Staatsziel des Umweltschutzes, das im Grundgesetz verankert sei und von der PV-Anlage ginge weder eine Gefahr noch eine Beeinträchtigung für andere Mieter aus. Im falle eines Auszugs, sei auch ein Rückbau kein Problem. Da das Gericht eine Berufung zugelassen hat, ist das Urteil ist noch nicht rechtskräftig.

Wallbox-Installationen durch Mieter

Nach einem Urteil des Amtsgerichts München dürfen Mieter den gesetzlichen Anspruch auf eine private Ladestelle nicht generell mit jedem beliebigen Anbieter umsetzen. In dem konkreten Fall, sollte eine private Ladestation in einer Tiefgarage entstehen, in der knapp 200 Tiefgaragenstellplätze vermietet sind. Die in der Anlage vorhandenen elektrischen Hausanschlüsse sind aber nur für das Laden von bis zu 20 Fahrzeugen belastbar. Es hatten aber schon 27 Mietparteien ihr Interesse an einer privaten Wallbox angemeldet.

Daher wollte der Vermieter in Kooperation mit den Stadtwerken München eine nachhaltige Ladeinfrastruktur installieren, die diesen Engpass beseitigt und eine Überlastung des Netzes verhindern kann, aber höhere monatliche Kosten für den Kläger bedeuten würden.

Das Gericht ist der Argumentation des Vermieters gefolgt: Es wäre „nicht akzeptabel, den Klägern vorliegend eine private Lösung zu erlauben, spätestens aber nach Ausschöpfen der geringen Kapazität weiteren Interessenten die Lösung aufgrund der Stromproblematik aber zu versagen“.

Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig.

Neuerungen in der Heizkostenverordnung (EED)

Eigentlich hätten die Vorgaben der EU-Energieeffizienzrichtlinie (EED – Energy Efficiency Directive) bereits im Oktober 2020 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Nun hat das Bundeskabinett die Verordnung zur Novelle der Heizkostenverordnung beschlossen. Mit der Zustimmung des Bundesrates (die noch offen ist), wird diese Verordnung im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und tritt vermutlich noch 2021 in Kraft. Mit Hilfe der EED soll der Energieverbrauch von Immobilien innerhalb der EU bis 2030 um 32,5 % gegenüber 2007 reduzieren.

Neu: Mitteilungs- und Informationspflichten

Sind fernablesbare Messgeräte installiert, müssen Gebäudeeigentümer den Nutzern ab 2022 eine monatliche Mitteilung senden. Dies kann in Papierform oder elektronisch (E-Mail) geschehen. Außerdem müssen mit den Abrechnungen zusätzliche Informationen über den Brennstoffmix, eine Erläuterung der erhobenen Steuern und Abgaben sowie ein Vergleich des gegenwärtigen Energieverbrauchs des jeweiligen Nutzers mit dem Verbrauch im gleichen Zeitraum des Vorjahres zur Verfügung gestellt werden. Als Sanktion für die Verletzung der Installationspflichten können Nutzer ihren Kostenanteil um drei Prozent kürzen. Dazu kann die Abrechnung um 15 Prozent gekürzt werden, wenn Wärme- und Warmwassernutzung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Mieter:innen sollen durch diese neue Verbrauchstransparenz dazu beweget werden, sparsamer mit Heizenergie oder auch Warmwasser umzugehen.

Neu: Fernablesbarkeit von Messgeräten

Ersetzte Verbrauchszähler und Heizkostenverteiler müssen nach dem Inkrafttreten der Änderungen fernablesbar sein. Das Erfordernis der Fernablesbarkeit besteht nicht, wenn nur ein einzelnes Gerät ausgetauscht wird, das Teil eines Gesamtsystems aus im Übrigen nicht fernablesbaren Zählern ist. Vorhandene Altgeräte, die nicht fernablesbar sind, müssen bis Ende 2026 mit der Funktion der Fernablesbarkeit nachgerüstet oder durch fernablesbare Geräte ersetzt werden. Neue Messgeräte oder entsprechend um Fernablesbarkeit nachgerüstete Geräte müssen mit den Systemen anderer Anbieter interoperabel sein. Das gilt für alle Geräte,  die frühestens ein Jahr nach Inkrafttreten der Novelle eingebaut wurden.

Folgen für Vermieter:

Mit dem Inkrafttreten, dürfen in einer Immobilie ausschließlich fernauslesbare Wasserzähler und Heizkostenverteiler neu installiert werden. Nur mit Hilfe der Fernablesung sind laufende Verbrauchsinformationen an die Mieter:innen möglich. Spätestens ab 2022 müssen Sie ihnen die jeweiligen Verbrauchswerte monatlich übermitteln. Bestehende, aber nicht fernauslesbare Messgeräte müssen bis 2027 nachgerüstet oder ersetzt werden.

Wir halten Ihnen den Rücken frei, denn wir kümmern uns um die Umsetzung. Schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir beraten Sie gerne!

Bauliche Veränderungen

Alle über die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums hinausgehenden baulichen Maßnahmen, bezeichnet man im WEG-Recht als bauliche Veränderungen. Dazu gehört demnach alles was der Modernisierung dient. Maßnahmen zur baulichen Veränderung erfordern daher einen Beschluss. Nur Eigentümer, die der Maßnahme zustimmen, haben ein Nutzungsrecht, tragen aber auch anteilig die Kosten.

Wie gestaltet sich die Kostenverteilung unter den Eigentümer:innen?

Generell gilt, dass die Wohnungseigentümer:innen, die einer Maßnahme zur baulichen Veränderung zustimmen, die Kosten zu tragen haben, aber es gibt zwei Ausnahmen:

  1. Kosten für mehrheitlich beschlossene modernisierende Erhaltungsmaßnahmen sind von allen Eigentümer:innen zu tragen, wenn sich diese innerhalb eines angemessenen Zeitraums von beispielsweise zehn Jahren amortisieren.
  2. Wird eine bauliche Maßnahme mit einer Mehrheit von mehr als 2/3 der abgegebenen Stimmen beschlossen, die wiederum die mindestens Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, müssen i.d.R. sämtliche Wohnungseigentümer die Kosten tragen (Unverhältnismäßigkeit).

Der WEG-Verwalter muss bei Beschlüssen zu Maßnahmen der baulichen Veränderung, die nicht zu einer Kostenverteilung unter sämtlichen Wohnungseigentümern führen, das Abstimmungsverhalten namentlich dokumentieren, damit zum einen die Nachzüglerregelung aufschlüsselbar ist und eine initiale Kostenverteilung vorgenommen werden kann.

Besondere Maßnahmen

Die Wohnungseigentümer haben einen Anspruch auf bestimmte bauliche Veränderungen wie die Herstellung der Barrierefreiheit, die Möglichkeit zum Laden von E-Fahrzeugen, Einbruchsschutz oder ein Glasfaseranschluss.

Nachzüglerregelung

Eigentümer:innen ist die Nutzung durchgeführter baulicher Veränderungen gegen eine angemessene Ausgleichszahlung für die Durchführung und die Beteiligung an den Unterhaltskosten zu gestatten.

Eigentümerversammlung in besonderen Zeiten

Es ist die Pflicht einer WEG-Verwaltung einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung (ETV) einzuberufen und nicht öffentlich durchzuführen. Ob in der aktuellen Corona-Lage eine Präsenz-ETV stattfinden kann, hängt von den Auflagen des jeweiligen Bundeslandes ab. Wenn eine Versammlung zur ETV nicht rechtmäßig war, könnten gefasste Beschlüsse angefochten werden. Ob eine Eigentümerversammlung abgehalten werden darf, kann auch von der Größe einer WEG abhängig sein.

Unabhängig vom jährlichen Turnus,  muss eine ETV einberufen werden, wenn 25% der Eigentümer:innen eine außerplanmäßige ETV verlangen. Es besteht keine Verpflichtung zur Teilnahme für Eigentümer, aber wer nicht kommen kann, sollte einem(r) Dritten eine schriftliche Vollmacht erteilen.

Wenn eine ETV durchführbar ist, sollte sie von der WEG-Verwaltung jetzt besonders gründlich vorbereitet werden, damit alle Eigentümer möglichst viele Fragen im Vorfeld abklären können. Damit kann die Dauer wesentlich verkürzt werden. Das Gebot der Rückverfolgbarkeit schreibt vor, dass die anwesenden Personen mit Namen, Vornamen, Adresse, Telefonnummer sowie Zutritts- und Verlassenszeitpunkt erfasst werden. Diese separat zu führende Liste muss vier Wochen nach der Versammlung vernichtet werden.

Je nach den Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes kann es sein, dass eine Eigentümerversammlung aufgrund der Coronalage und der zu erwartenden Personenanzahl untersagt ist.  Sofern eine ETV erlaubt ist, aber Restaurants, Hotel- oder Konferenzräume geschlossen sind, können Alternativen genutzt werden:

  • Unter freiem Himmel: Sofern die Teilnehmer:innen vor Zuhörern geschützt sind, ist ein Treffen im Freien möglich.
  • Wenn ein Keller für eine ordnungsgemäße Durchführung geeignet ist, spricht nichts dagegen die ETV dort durchzuführen. Entscheidend ist der Umfang der zu behandelnden Tagesordnungspunkte, denn stundenlang in einem stickigen Keller zu stehen, ist kaum zumutbar.

Eine Alternative ist eine digitale, oder digital-hybride Eigentümerversammlung. Sie wurde im Dezember 2020 durch die WEG Reform möglich (siehe unser Beitrag dazu).

Wie eine digitale und beschlussfähige ETV durchgeführt werden kann, erklären wir hier in kurzen Stichpunkten:

  • Die WEG beschließt, dass eine digitale Teilnahme an einer ETV grundsätzlich möglich ist. Dafür können Sie einen Umlaufbeschluss nutzen, der auch per E-Mail möglich ist.
  • Wenn alle Eigentümer zustimmen, kann die WEG in einem zweiten Schritt beschließen, dass die Eigentümerversammlung rein digital durchgeführt wird. Stimmen nicht alle zu, muss eine Präsenzsitzung angeboten werden (hybride ETV).
  • Die Ladungsfrist wurde auf drei Wochen verlängert. Wird die Frist nicht eingehalten, können Beschlüsse anfechtbar sein.
  • Es ist dafür Sorge zu tragen, dass nur der berechtigte Personenkreis an einer ETV teilnimmt. Das kann durch einen entsprechend geschützten virtuellen Raum erreicht werden. Nutzen Sie einen professionellen Videochat-Anbieter. Das kostet evtl. eine Gebühr, aber Sie wollen weder nach x Minuten getrennt werden, noch technische Störungen im Rahmen der ETV erleben.
  • Nicht alle Eigentümer sind mit Video-Meetings vertraut. Daher sollte der WEG-Verwalter eine verständliche Anleitung dem Einladungsschreiben verschicken.
  • Zur Dokumentation müssen die Teilnehmer beim Betreten des virtuellen Raums ihren Klarnamen verwenden. Dies ist im Protokoll zu vermerken.

 

Nutzen Sie die Vorteile einer professionellen Hausverwaltung

Welche Vorteile bieten wir unseren Kunden als professionelle Hausverwaltung (Auszug):

  • Durch regelmäßige Qualifizierungsmaßnahmen halten wir uns auf dem Laufenden und berücksichtigen aktuelle Entwicklungen, Gesetze und Vorschriften
  • Wir optimieren die Kosten für die Grundversorgung mit Strom, Wärme, Gas oder Heizöl in dem wir die Preisentwicklung und im Auge behalten und die günstigsten Versorger kennen
  • Unser Hausmeisterservice kümmert sich um Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen. Für umfangreiche Arbeiten beauftragen wir ausnahmslos qualifizierte Unternehmen, die für Ihre Arbeit entsprechende Garantien und Gewährleistung bieten
  • Wir übernehmen die WEG-Verwaltung und organisieren, führen und protokollieren Eigentümerversammlungen nach den gesetzlichen Vorgaben. Wir dokumentieren die Beschlüsse und sorgen für deren Umsetzung
  • Wir kommunizieren mit Mietern auf vertrauensvolle Weise und bearbeiten Mängelanzeigen zeitnah
  • Für Vermieter übernehmen die Neuvermietung und alle Schritte nach einer Kündigung des Mietverhältnisses
  • Wir erstellen fristgerecht gesetzeskonforme und verständliche Jahresabrechnungen
  • Wir behalten Miet- und Nebenkostenzahlungen im Auge und kümmern uns bei Zahlungsausfällen um alle weiteren Schritte
  • Mit unserem Partnerunternehmen der Hecker Gebäudereinigung, können wir Ihnen alle Leistungen rund um die Unterhaltsreinigung aus einer Hand anbieten

Lassen Sie sich von unserem Leistungsangebot überzeugen und schreiben Sie uns eine E-Mail.