Eigentümerversammlung in besonderen Zeiten

Es ist die Pflicht einer WEG-Verwaltung einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung (ETV) einzuberufen und nicht öffentlich durchzuführen. Ob in der aktuellen Corona-Lage eine Präsenz-ETV stattfinden kann, hängt von den Auflagen des jeweiligen Bundeslandes ab. Wenn eine Versammlung zur ETV nicht rechtmäßig war, könnten gefasste Beschlüsse angefochten werden. Ob eine Eigentümerversammlung abgehalten werden darf, kann auch von der Größe einer WEG abhängig sein.

Unabhängig vom jährlichen Turnus,  muss eine ETV einberufen werden, wenn 25% der Eigentümer:innen eine außerplanmäßige ETV verlangen. Es besteht keine Verpflichtung zur Teilnahme für Eigentümer, aber wer nicht kommen kann, sollte einem(r) Dritten eine schriftliche Vollmacht erteilen.

Wenn eine ETV durchführbar ist, sollte sie von der WEG-Verwaltung jetzt besonders gründlich vorbereitet werden, damit alle Eigentümer möglichst viele Fragen im Vorfeld abklären können. Damit kann die Dauer wesentlich verkürzt werden. Das Gebot der Rückverfolgbarkeit schreibt vor, dass die anwesenden Personen mit Namen, Vornamen, Adresse, Telefonnummer sowie Zutritts- und Verlassenszeitpunkt erfasst werden. Diese separat zu führende Liste muss vier Wochen nach der Versammlung vernichtet werden.

Je nach den Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes kann es sein, dass eine Eigentümerversammlung aufgrund der Coronalage und der zu erwartenden Personenanzahl untersagt ist.  Sofern eine ETV erlaubt ist, aber Restaurants, Hotel- oder Konferenzräume geschlossen sind, können Alternativen genutzt werden:

• Unter freiem Himmel: Sofern die Teilnehmer:innen vor Zuhörern geschützt sind, ist ein Treffen im Freien möglich.
• Wenn ein Keller für eine ordnungsgemäße Durchführung geeignet ist, spricht nichts dagegen die ETV dort durchzuführen. Entscheidend ist der Umfang der zu behandelnden Tagesordnungspunkte, denn stundenlang in einem stickigen Keller zu stehen, ist kaum zumutbar.

Eine Alternative ist eine digitale, oder digital-hybride Eigentümerversammlung. Sie wurde im Dezember 2020 durch die WEG Reform möglich (siehe unser Beitrag dazu).

Wie eine digitale und beschlussfähige ETV durchgeführt werden kann, erklären wir hier in kurzen Stichpunkten:

• Die WEG beschließt, dass eine digitale Teilnahme an einer ETV grundsätzlich möglich ist. Dafür können Sie einen Umlaufbeschluss nutzen, der auch per E-Mail möglich ist.
• Wenn alle Eigentümer zustimmen, kann die WEG in einem zweiten Schritt beschließen, dass die Eigentümerversammlung rein digital durchgeführt wird. Stimmen nicht alle zu, muss eine Präsenzsitzung angeboten werden (hybride ETV).
• Die Ladungsfrist wurde auf drei Wochen verlängert. Wird die Frist nicht eingehalten, können Beschlüsse anfechtbar sein.
• Es ist dafür Sorge zu tragen, dass nur der berechtigte Personenkreis an einer ETV teilnimmt. Das kann durch einen entsprechend geschützten virtuellen Raum erreicht werden. Nutzen Sie einen professionellen Videochat-Anbieter. Das kostet evtl. eine Gebühr, aber Sie wollen weder nach x Minuten getrennt werden, noch technische Störungen im Rahmen der ETV erleben.
• Nicht alle Eigentümer sind mit Video-Meetings vertraut. Daher sollte der WEG-Verwalter eine verständliche Anleitung dem Einladungsschreiben verschicken.
• Zur Dokumentation müssen die Teilnehmer beim Betreten des virtuellen Raums ihren Klarnamen verwenden. Dies ist im Protokoll zu vermerken.